Contents
Việc đặt một chuyến du lịch trọn gói thường đòi hỏi sự rõ ràng và minh bạch trong quy trình, nhằm đảm bảo mọi quyền lợi của khách hàng được bảo vệ. Với vai trò là người đồng hành đáng tin cậy, chúng tôi mang đến hướng dẫn chi tiết về quy trình đặt tour du lịch trọn gói được áp dụng bởi các công ty lữ hành chuyên nghiệp, giúp bạn dễ dàng chuẩn bị và hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng nhất. Dù bạn đang lên kế hoạch cho một chuyến đi ngắn ngày như du lịch singapore 3 ngày 2 đêm hay một hành trình dài khám phá, nắm vững các bước này là vô cùng quan trọng.
I. Quy Trình Đặt Tour Cho Khách Lẻ Ghép Đoàn
Đối tượng khách lẻ hoặc nhóm gia đình nhỏ có nhu cầu ghép đoàn thường có hai lựa chọn đặt dịch vụ chính, mỗi phương thức đều có những bước rõ ràng để đảm bảo giao dịch thành công.
1. Phương Thức 1: Đăng ký trực tiếp tại văn phòng
Đây là phương thức truyền thống, nơi khách hàng nhận được sự tư vấn trực tiếp và có thể giải đáp thắc mắc ngay lập tức.
- Bước 1: Tư vấn và Đăng ký. Quý khách đến trực tiếp văn phòng của công ty lữ hành (ví dụ: Vietnam Tourist) để được nhân viên tư vấn về lịch trình, dịch vụ và chi phí tour.
- Bước 2: Cung cấp thông tin. Lựa chọn ngày đi phù hợp và cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân cần thiết cho việc đăng ký và làm bảo hiểm du lịch, bao gồm: Họ và tên, Số điện thoại liên hệ, Danh sách thành viên (Họ tên, Ngày tháng năm sinh, Số Căn cước công dân). Nếu bạn có ý định du lịch đến các quốc gia có yêu cầu visa khắt khe như xin visa du lịch trung quốc, việc cung cấp giấy tờ cần thiết sớm sẽ giúp quá trình chuẩn bị thuận lợi hơn.
- Bước 3: Đặt cọc. Thanh toán trước 70% tổng giá trị tour theo quy định của công ty, phần còn lại (30%) sẽ được thanh toán cho hướng dẫn viên vào ngày khởi hành.
- Bước 4: Hoàn tất thủ tục. Quý khách nhận phiếu xác nhận đăng ký tour chính thức. Trước ngày khởi hành, hướng dẫn viên sẽ chủ động liên hệ để xác nhận lại thời gian và địa điểm đón khách.
2. Phương Thức 2: Đặt tour trực tuyến (Online)
Phương thức này tiện lợi, giúp quý khách tiết kiệm thời gian di chuyển.
- Bước 1: Liên hệ và Tư vấn. Đặt tour trực tiếp trên website (ví dụ: www.vietnamtouristvn.com) hoặc thông qua các kênh online chính thức như Hotline, Fanpage, Zalo để được nhân viên tư vấn chi tiết.
- Bước 2: Gửi thông tin đăng ký. Gửi các thông tin cá nhân tương tự như khi đăng ký trực tiếp (Họ tên, SĐT, danh sách thành viên) cho nhân viên tư vấn qua Zalo hoặc Email. Việc chuẩn bị thông tin này là bước đầu quan trọng cho các hành trình yêu cầu xin xin visa du lịch israel hoặc các điểm đến quốc tế khác.
- Bước 3: Chuyển khoản đặt cọc. Chuyển khoản 70% tổng giá trị tour, với nội dung chuyển khoản rõ ràng (Tên người đăng kí + Số điện thoại) và thông báo lại cho nhân viên phụ trách để kiểm tra.
- Bước 4: Nhận xác nhận. Công ty lữ hành (Vietnam Tourist) sẽ gửi phiếu xác nhận đặt tour qua email hoặc Zalo cho quý khách. Quá trình đặt tour hoàn tất và hướng dẫn viên sẽ liên hệ theo quy trình trước ngày khởi hành.
II. Hướng Dẫn Đặt Tour Dành cho Khách Đoàn (Doanh nghiệp/Tổ chức)
Đối với các đoàn khách lớn như công ty, đơn vị, hoặc tổ chức, quy trình đặt tour có sự khác biệt, tập trung vào tính pháp lý và hợp đồng dịch vụ.
- Bước 1: Đặt tour và Tư vấn. Khách hàng làm việc với nhân viên tư vấn của công ty lữ hành (trực tiếp hoặc online) để chọn tour và thống nhất về các yêu cầu dịch vụ cụ thể.
- Bước 2: Cung cấp thông tin đoàn. Cung cấp các thông tin chi tiết để phục vụ việc làm hợp đồng và bảo hiểm đoàn, bao gồm:
- Thông tin công ty (Địa chỉ, Mã số thuế, Người đại diện).
- Họ tên & số điện thoại Trưởng đoàn (người phụ trách chính).
- Danh sách đầy đủ thành viên tham gia (ví dụ cho đoàn đi xin visa du lịch syria cần thông tin cực kỳ chính xác).
- Bước 3: Thống nhất Hợp đồng. Công ty lữ hành sẽ soạn thảo hợp đồng dịch vụ. Sau khi hai bên thống nhất, hợp đồng sẽ được in ra, ký tên đóng dấu và gửi cho quý khách. Khách hàng ký và gửi lại 01 bản cho công ty.
- Bước 4: Thanh toán và Nghiệm thu. Quý khách thanh toán theo quy trình ghi rõ trong hợp đồng:
- Đặt cọc 70% tổng giá trị tour.
- Thanh toán 30% còn lại trong vòng 3 ngày sau khi hai bên ký kết biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng, đồng thời nhận được hóa đơn VAT từ công ty lữ hành.
Sau khi thanh toán hoàn tất phần còn lại và các thủ tục xin visa du lịch barbados (nếu có) được hoàn thiện, hợp đồng tour sẽ kết thúc. Quý khách có thể sử dụng dịch vụ và phản hồi chất lượng thông qua các kênh chăm sóc khách hàng chính thức.
Quy trình đặt tour du lịch chuyên nghiệp này không chỉ giúp đảm bảo tính pháp lý, mà còn là nền tảng cho một chuyến đi suôn sẻ và đáng tin cậy. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin ngay từ đầu sẽ rút ngắn thời gian xử lý và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho hành trình của bạn.
